Si hablamos de mailing postal, inevitablemente todos pensamos en envíos publicitarios y marketing. Sin embargo los departamentos financieros son grandes generadores de correo masivo. Para ellos la generación de grandes cantidades de correo puede suponer una carga de trabajo extra que colapse totalmente su labor habitual. Subcontratar esa labor es la solución evitar esos colapsos y cumplir plazos.
Documentos transaccionales
En el mundillo de la impresión láser y el dato variable, se conoce como documentos transaccionales a aquellos que se emiten como consecuencia de las transacciones comerciales que realiza una empresa. El caso más habitual es el de las facturas y, por ser el más habitual, también es el que las empresas tienen mejor organizado y produce menos problemas en su día a día. Pero ¿qué pasa con el resto de documentos?
- Notificaciones de cambios en los datos de la propia empresa (dirección, teléfonos, fusiones, CIF, cambio de forma social, etc)
- Certificados de retenciones
- Información de intereses y comisiones cobradas
- Información de datos para la declaración del modelo 347
- Pólizas de seguro
- Circulares con cambios en las condiciones de contratos
- Aplicación de cambios en la normativa legal vigente
- Y un largo etcétera…
Y de repente nos encontramos con una carga extra de trabajo que no podemos asumir: hay que organizar los datos, preparar los textos, generar los documentos, imprimirlos, ensobrarlos, llevarlos a Correos y franquearlos. ¡Casi nada!
Un trabajo que además requiere un amplio dominio técnico, cero errores y una fecha límite que nos viene impuesta y que hay que cumplir sí o sí.
Si los destinatarios son pocos, podremos solventarlo sin grandes sobresaltos. Pero ¿y si son cientos? ¿o miles? Definitivamente pueden colapsar a cualquiera:
- Falta de aplicaciones informáticas y de preparación técnica adecuadas
- Impresoras que no da abasto y que no estaban pensadas para imprimir miles en pocas horas
- Sobres o papel insuficientes en stock
- ¡Horas y horas todos ensobrando hasta las tantas!
- Y no digamos del resto de trabajos diarios que se van retrasando…
La solución: impresión de dato variable
En Logimail somos especialistas en la impresión de dato variable, es decir, en la impresión de documentos básicamente iguales, pero con diferencias de datos concretos entre uno y otro. Sólo tienes que proporcionarnos un texto base y un fichero con los datos que varían: nosotros generamos e imprimimos los documentos individualizados.
El suministro de papel o sobres, la combinación de datos, la impresión masiva, el ensobrado y el franqueo, dejan de ser el problema, para convertirse en la solución.
Centrar a los departamentos en recopilar y organizar los datos necesarios y no en la ejecución del trabajo, permite tener el trabajo terminado en plazo y sin errores. Para que los departamentos financieros sigan funcionando con la exactitud de un reloj suizo.
